DUIDELIJKE
AFSPRAKEN.

1. Wie wij zijn

VARGO is een handelsnaam en concept van Forma Concepts BV, met maatschappelijke zetel te Bredestraat 30A, 9920 Lievegem, België, ingeschreven onder het ondernemingsnummer en btw-nummer BE 1039.945.512.

In deze voorwaarden wordt Forma Concepts BV aangeduid als "VARGO" of "wij". De persoon of onderneming die een boeking plaatst, wordt aangeduid als "de klant" of "je".

Je kan ons bereiken via feestje@vargo.be of op het nummer 0470 18 67 26.

2. Toepassing van deze voorwaarden

Deze voorwaarden gelden voor elke offerte, boeking en overeenkomst tussen VARGO en de klant. Door een boeking te bevestigen, verklaart de klant deze voorwaarden gelezen en aanvaard te hebben.

Afwijkingen op deze voorwaarden zijn enkel geldig wanneer ze schriftelijk zijn overeengekomen. Eigen aankoopvoorwaarden van de klant zijn niet van toepassing, tenzij wij die uitdrukkelijk en schriftelijk aanvaarden.

Wanneer één bepaling van deze voorwaarden nietig of onafdwingbaar zou zijn, blijven de overige bepalingen onverkort gelden. De nietige bepaling wordt dan vervangen door een geldige bepaling die de oorspronkelijke bedoeling zo dicht mogelijk benadert.

3. Wat wij aanbieden

VARGO verhuurt een volledig ingerichte mobiele bar in de stijl van een bruine kroeg, geleverd en opgebouwd op de locatie van de klant. Naargelang de gekozen formule kunnen dranken, bediening en aanverwante diensten inbegrepen zijn.

VARGO biedt geen maaltijden, catering of foodtruckdiensten aan. Indien snacks worden aangeboden, beperken we die tot producten die passen binnen onze geregistreerde of toegelaten activiteiten en de toepasselijke voedselveiligheidsregels.

De concrete inhoud van de opdracht wordt vastgelegd in de offerte of boekingsbevestiging. Wat daarin niet uitdrukkelijk is opgenomen, maakt geen deel uit van de overeenkomst.

4. Offertes en boeking

Een aanvraag via de website is vrijblijvend en verbindt geen van beide partijen. Op basis van die aanvraag maken wij een voorstel op.

Offertes blijven geldig gedurende dertig kalenderdagen na verzending, tenzij anders vermeld. Prijzen in een offerte zijn gebaseerd op de gegevens die de klant heeft doorgegeven. Wijzigen die gegevens, dan kan de prijs worden aangepast.

De boeking komt tot stand wanneer de klant de offerte schriftelijk aanvaardt, per e-mail volstaat, én het voorschot betaald is. Pas op dat ogenblik is de datum definitief gereserveerd. Een mondelinge toezegging of een aanvraag zonder betaald voorschot houdt geen reservatie in.

Wij behouden ons het recht voor een boeking te weigeren, zonder dat wij daarvoor een reden moeten opgeven.

5. Prijzen

Alle prijzen zijn uitgedrukt in euro. Voor particulieren zijn de prijzen inclusief btw. Voor ondernemingen worden de prijzen exclusief btw vermeld en wordt de btw afzonderlijk aangerekend.

De vanafprijzen die op de website vermeld staan, zijn richtprijzen voor een standaardboeking binnen de basiszone. De uiteindelijke prijs hangt af van de locatie, het aantal gasten, de gekozen dranken, de duur van het evenement en eventuele bediening.

Verplaatsing binnen de basiszone is inbegrepen. De basiszone omvat een straal van 20 kilometer rond Lievegem. Buiten die zone rekenen wij 3,50 euro per bijkomende kilometer aan, gerekend op de enkele afstand vanaf de grens van de basiszone. Dit tarief dekt brandstof, slijtage van voertuig en aanhangwagen, en de rijtijd voor zowel het leveren als het ophalen. Het bedrag wordt steeds vooraf in de offerte vermeld, zodat er achteraf geen verrassingen zijn.

Kosten die ontstaan door omstandigheden bij de klant en die niet in de offerte waren voorzien, zoals een langere opbouwtijd door moeilijke toegang of extra wachttijd, kunnen worden doorgerekend. Wij melden dit zo mogelijk vooraf.

6. Betaling

Bij boeking betaalt de klant een voorschot van dertig procent van het overeengekomen bedrag. Dit voorschot bevestigt de reservatie van de datum.

Het saldo wordt betaald uiterlijk veertien kalenderdagen voor de datum van het evenement, tenzij anders overeengekomen. Bij een boeking op minder dan veertien dagen van het evenement is het volledige bedrag onmiddellijk betaalbaar.

Betaling gebeurt door overschrijving op het rekeningnummer vermeld op de factuur. Meerkosten die tijdens of na het evenement ontstaan, worden achteraf gefactureerd en zijn betaalbaar binnen veertien kalenderdagen.

Bij niet-tijdige betaling is van rechtswege en zonder ingebrekestelling een verwijlintrest verschuldigd aan de wettelijke intrestvoet, vermeerderd met een forfaitaire schadevergoeding conform de wettelijke bepalingen inzake betalingsachterstand. Voor consumenten gelden de dwingende regels van Boek XIX van het Wetboek van economisch recht: eerst wordt een kosteloze herinnering verstuurd en pas na de wettelijke wachttermijn kunnen, voor zover contractueel voorzien, verwijlintresten en een forfaitaire vergoeding binnen de wettelijke maxima worden aangerekend.

Wanneer het saldo niet tijdig betaald is, behouden wij ons het recht voor de opdracht niet uit te voeren, zonder dat dit recht geeft op terugbetaling van het voorschot.

7. Annulatie door de klant

Annulatie gebeurt schriftelijk, per e-mail naar feestje@vargo.be. De datum van ontvangst van de annulatie geldt als annulatiedatum.

Bij annulatie gelden de volgende vergoedingen, berekend op het totale overeengekomen bedrag:

• Meer dan negentig dagen voor het evenement: het voorschot van dertig procent blijft verschuldigd.
• Tussen negentig en dertig dagen voor het evenement: vijftig procent van het totaalbedrag is verschuldigd.
• Minder dan dertig dagen voor het evenement: honderd procent van het totaalbedrag is verschuldigd.

Deze vergoedingen zijn verantwoord doordat een gereserveerde datum niet meer aan andere klanten kan worden aangeboden en doordat voorbereidingen, aankopen en planning reeds gebeurd zijn.

Niet-recupereerbare aankopen die aantoonbaar specifiek voor de klant werden gedaan, kunnen deel uitmaken van de annuleringskost voor zover ze niet reeds door de hierboven vermelde annuleringsvergoeding zijn gedekt. Dezelfde kost wordt nooit dubbel aangerekend.

In onderling overleg kan een annulatie omgezet worden naar een nieuwe datum, voor zover die datum beschikbaar is. In dat geval blijft het voorschot behouden voor de nieuwe datum. Een verplaatsing is slechts eenmaal kosteloos mogelijk.

8. Annulatie of wijziging door VARGO

Wij doen er alles aan om elke bevestigde boeking uit te voeren. Wanneer wij door overmacht of door omstandigheden buiten onze wil de opdracht niet kunnen uitvoeren, verwittigen wij de klant zo snel mogelijk.

In dat geval bieden wij in eerste instantie een alternatieve datum aan. Gaat de klant daar niet op in, of is er geen geschikte datum, dan betalen wij alle reeds ontvangen bedragen integraal terug, inclusief het voorschot.

Behoudens opzet of zware fout van onzentwege zijn wij in dat geval geen verdere schadevergoeding verschuldigd. Kosten die de klant elders maakte, zoals zaalhuur, catering of uitnodigingen, komen niet voor vergoeding in aanmerking.

Onder overmacht verstaan wij onder meer, zonder dat deze opsomming beperkend is: ernstige technische defecten aan de kroeg of het trekkend voertuig, ongeval, brand, diefstal, extreme weersomstandigheden die het veilig plaatsen of gebruiken onmogelijk maken, ziekte of ongeval van de uitvoerende personen, wegblokkades, overheidsmaatregelen en het uitblijven van noodzakelijke vergunningen buiten onze fout.

9. De locatie en de verplichtingen van de klant

De klant zorgt ervoor dat de locatie geschikt en bereikbaar is. Concreet betekent dit:

• Een vlakke, voldoende stevige en goed bereikbare standplaats van minstens 8 meter op 4 meter, vrij van obstakels.
• Een toegangsweg die breed en stevig genoeg is voor een personenwagen met aanhangwagen, met voldoende hoogte en draaicirkel.
• Een veilige elektriciteitsaansluiting binnen redelijke afstand, met voldoende vermogen voor tapinstallatie, koeling en verlichting. De specificaties worden vooraf meegedeeld.
• Toestemming van de eigenaar of beheerder van het terrein, en waar nodig van de gemeente of politie voor inname van openbaar domein.

De klant staat in voor alle vergunningen en toelatingen die verband houden met het evenement zelf, waaronder de eventuele toelating tot inname van het openbaar domein, geluidsnormen en sluitingsuren. Vergunningen die op VARGO als schenker rusten, nemen wij voor onze rekening.

De klant duidt de gewenste plaats aan. Wij beoordelen ter plaatse of plaatsing veilig en technisch mogelijk is. Wanneer dat niet het geval blijkt, zoeken wij samen naar een alternatief op dezelfde locatie. Is er geen bruikbaar alternatief, dan wordt de opdracht beschouwd als geannuleerd door de klant, met de vergoedingen zoals bepaald in artikel 7.

Schade aan de ondergrond, aan grasperken, opritten, kabels, leidingen of beplanting die ontstaat door het plaatsen van de kroeg op de door de klant aangeduide plaats, valt ten laste van de klant. Wij plaatsen de kroeg steeds met de nodige zorg.

10. Opbouw, gebruik en afbraak

Wij komen ruim voor de aanvang van het evenement ter plaatse voor de opbouw. De concrete timing wordt vooraf afgesproken. De klant of een door hem aangeduide persoon is bij aankomst aanwezig om de plaats aan te wijzen.

De kroeg blijft steeds eigendom van Forma Concepts BV. De klant verkrijgt enkel het recht om ze te gebruiken voor de duur en het doel zoals overeengekomen. De klant mag de kroeg niet verplaatsen, onderverhuren, uitlenen of aan derden ter beschikking stellen.

De klant gebruikt de kroeg als een goede huisvader en houdt toezicht op zijn gasten. De klant zorgt ervoor dat de kroeg niet gebruikt wordt op een manier die schade kan veroorzaken, en dat er geen voorwerpen aan bevestigd of tegenaan geplaatst worden zonder onze toestemming.

Roken is niet toegestaan in de kroeg. De klant wijst zijn gasten hierop. Open vuur, vuurwerk, rookmachines en confetti zijn niet toegelaten in of tegen de kroeg.

Na afloop halen wij de kroeg op volgens de afgesproken timing. De klant zorgt ervoor dat de kroeg op dat ogenblik toegankelijk en ontruimd is, en dat de toegangsweg vrij is.

11. Dranken

Naargelang de gekozen formule voorzien wij de dranken of voorziet de klant ze zelf.

Wanneer wij de dranken voorzien, gebeurt de samenstelling op basis van het aantal gasten en de voorkeuren die de klant heeft doorgegeven. Wij streven naar een correcte inschatting, maar kunnen niet garanderen dat elke drank tot het einde beschikbaar blijft bij een hoger verbruik dan voorzien. Bijkomend verbruik wordt achteraf aangerekend volgens de tarieven in de offerte.

Niet-geopende en niet-verbruikte voorraad blijft onze eigendom en wordt teruggenomen, tenzij anders overeengekomen. Aangebroken vaten en geopende flessen worden volledig aangerekend.

Wanneer de klant zelf dranken voorziet, staat de klant in voor de aankoop, de kwaliteit, de bewaring en de eventuele verplichtingen die daaruit voortvloeien. Wij aanvaarden in dat geval geen aansprakelijkheid voor de geleverde dranken.

12. Alcohol en verantwoord schenken

Wij leven de Belgische leeftijdsregels voor alcohol na. Alcohol mag niet worden verkocht, geschonken of aangeboden aan personen jonger dan achttien jaar, met uitzondering van bier en wijn vanaf zestien jaar wanneer die geen sterke drank bevatten of met een geestdrank zijn gearomatiseerd. Bij twijfel over de leeftijd kan een identiteitsbewijs worden gevraagd.

Wij behouden ons het recht voor om aan een gast geen alcohol meer te schenken wanneer wij dat aangewezen achten, bijvoorbeeld bij zichtbare dronkenschap of agressief gedrag. De klant erkent dit recht en ondersteunt ons daarin.

Wanneer de klant zelf tapt of schenkt, draagt de klant de volledige verantwoordelijkheid voor de naleving van deze regels.

Wij behouden ons het recht voor de dienstverlening stop te zetten en de kroeg te sluiten wanneer de veiligheid van onze medewerkers of van de aanwezigen in het gedrang komt, bij ernstige wanordelijkheden of bij bedreiging of geweld. In dat geval blijft het volledige overeengekomen bedrag verschuldigd.

13. Aansprakelijkheid voor schade aan de kroeg

Wij werken niet met een waarborgsom. Wij vertrouwen erop dat onze klanten zorg dragen voor wat wij met de hand gebouwd hebben.

De klant is aansprakelijk voor schade aan de kroeg, de inrichting, de tapinstallatie, de televisietoestellen, het glaswerk en het materiaal voor zover die schade tijdens de gebruiksperiode werd veroorzaakt door de klant, zijn gasten of derden die door de klant tot het evenement werden toegelaten.

Normale slijtage door gebruik valt hier niet onder. Ook schade die het gevolg is van een gebrek aan de kroeg zelf of van een fout van onzentwege komt niet ten laste van de klant.

Vastgestelde schade wordt na afloop schriftelijk gemeld aan de klant, met foto's en een raming van de herstelkosten. De klant krijgt de gelegenheid de schade vast te stellen. De herstelkosten worden gefactureerd tegen kostprijs, vermeerderd met de werkuren. Bij onherstelbare schade wordt de vervangingswaarde aangerekend, rekening houdend met de ouderdom van het beschadigde onderdeel.

Bij verlies of diefstal van materiaal, waaronder glaswerk, wordt de vervangingswaarde aangerekend.

14. Onze aansprakelijkheid

Wij voeren onze opdracht uit met de zorg die van een professionele dienstverlener verwacht mag worden.

Onze aansprakelijkheid is beperkt tot het bedrag van de overeenkomst, behoudens in geval van opzet, zware fout, of schade aan de gezondheid of het leven van personen. Deze beperking geldt niet voor zover de wet ze verbiedt.

Wij zijn niet aansprakelijk voor indirecte schade of gevolgschade, zoals gederfde winst, gemiste omzet, reputatieschade of kosten die de klant elders maakte.

Wij zijn niet aansprakelijk voor verlies, diefstal of schade aan eigendommen van de klant of gasten, behalve voor zover die schade het gevolg is van een fout waarvoor wij wettelijk aansprakelijk zijn.

De klant staat in voor de verzekering van zijn eigen evenement en wordt aangeraden na te gaan of zijn familiale of organisatorische verzekering de aansprakelijkheid dekt die uit deze overeenkomst voortvloeit.

15. Weersomstandigheden

De kroeg is een gesloten, overdekte constructie. Regen vormt in de regel geen beletsel.

Bij aangekondigde windstoten die de veiligheid in het gedrang brengen, bij storm, onweer, overstroming of andere extreme weersomstandigheden, behouden wij ons het recht voor de opstelling aan te passen, bepaalde onderdelen zoals luifels niet te plaatsen, of in het uiterste geval de opdracht niet uit te voeren. De veiligheid van personen primeert steeds.

Wanneer wij op die grond beslissen niet uit te voeren, geldt de regeling uit artikel 8. Slecht weer op zich is voor de klant geen geldige annulatiegrond, en de vergoedingen uit artikel 7 blijven in dat geval van toepassing.

16. Muziek en auteursrechten

Wanneer op het evenement muziek gespeeld wordt of televisie-uitzendingen getoond worden, kunnen daarvoor vergoedingen verschuldigd zijn aan de bevoegde beheersvennootschappen.

De verdeling van die verplichtingen wordt in de offerte vastgelegd. Wat niet uitdrukkelijk door VARGO wordt opgenomen, valt ten laste van de klant als organisator van het evenement.

17. Beeldmateriaal

Wij maken graag foto's van de kroeg op locatie voor onze website en sociale media. Daarbij fotograferen wij in de eerste plaats de kroeg en de sfeer, niet de gasten.

Wanneer op dat beeldmateriaal personen herkenbaar in beeld komen, vragen wij daarvoor toestemming. De klant kan vooraf laten weten dat er niet gefotografeerd mag worden, en wij respecteren dat zonder discussie.

De klant mag zelf beeldmateriaal van de kroeg maken en delen. Wij stellen het op prijs wanneer daarbij VARGO vermeld wordt.

18. Verwerking van persoonsgegevens

Wij verwerken de persoonsgegevens die de klant ons bezorgt, zoals naam, adres, e-mailadres en telefoonnummer, uitsluitend om de aanvraag te behandelen, de overeenkomst uit te voeren, te factureren en de klant te contacteren over zijn boeking.

Wij verkopen geen gegevens door aan derden. Gegevens worden enkel gedeeld met partijen die noodzakelijk zijn voor de uitvoering, zoals onze boekhouder of een betalingsdienst, en met de wettelijke bewaartermijnen die op ons rusten.

De klant heeft het recht zijn gegevens in te kijken, te laten verbeteren of te laten verwijderen, en kan zich verzetten tegen het gebruik ervan voor commerciële doeleinden. Een eenvoudige vraag via feestje@vargo.be volstaat.

Boekhoudkundige en facturatiegegevens bewaren wij gedurende de wettelijk verplichte bewaartermijn, in beginsel tien jaar.

19. Klachten

Wanneer er tijdens de uitvoering iets misloopt, vragen wij de klant ons dat onmiddellijk te melden, zodat wij ter plaatse kunnen bijsturen. Dat is voor beide partijen de beste oplossing.

We vragen klachten over de uitvoering zo snel mogelijk en bij voorkeur binnen zeven kalenderdagen na het evenement schriftelijk te melden, zodat feiten nog correct kunnen worden nagegaan. Een betwisting van een factuur wordt eveneens best zo snel mogelijk gemotiveerd gemeld. Deze praktische termijnen doen geen afbreuk aan dwingende wettelijke rechten van consumenten.

Een klacht schort de betalingsverplichting niet op.

20. Toepasselijk recht en bevoegde rechtbank

Op elke overeenkomst tussen VARGO en de klant is het Belgisch recht van toepassing.

Bij een geschil zoeken wij eerst samen naar een oplossing in der minne. Voor professionele klanten zijn, voor zover wettelijk toegestaan, de rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Oost-Vlaanderen, afdeling Gent, bevoegd. Voor consumenten gelden de dwingende regels inzake territoriale bevoegdheid en consumentenbescherming.

Consumenten kunnen voor buitengerechtelijke geschillenbemiddeling terecht bij de bevoegde Belgische consumenteninstanties, waaronder de Consumentenombudsdienst, voor zover die voor het geschil bevoegd is.